Privacyverklaring HC Klein Zwitserland

1. Begripsbepaling

In dit document wordt verstaan onder:

Klein Zwitserland; Hockeyvereniging Klein Zwitserland gevestigd te Den Haag en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40408606;

App, de verzameling van officieel door het Klein Zwitserland bestuur aangewezen applicaties die worden ingezet om de ledenadministratie en hockey gerelateerde activiteiten te verzorgen;

Website, de verzameling van officieel door het Klein Zwitserland bestuur ingezette communicatiemiddelen zoals de website van Klein Zwitserland en sociale netwerken waarop Klein Zwitserland een profiel heeft (Facebook, Twitter, LinkedIn en Instagram);

Persoonsgegevens, betreft ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een individu ongeacht het type gegeven. Voor- of achternaam, (e-mail)adres, lidnummer, foto’s, video’s, gedrag en hockeyvaardigheden zijn allemaal voorbeelden van Persoonsgegevens;

Verwerken, betreft iedere handeling die betrekking heeft op een Persoonsgegeven. Hierbij kan gedacht worden aan het verzamelen, bewaren, verplaatsen, wissen, doorsturen, aanpassen, maar ook aan het kwijtraken of vernietigen van Persoonsgegevens;

Lid, zoals omschreven in de statuten van Klein Zwitserland. Het betreft degene die zich via de Website en/of App inschrijft als Lid. Een Lid beschikt over geautoriseerde toegang (persoonlijk account, bestaande uit een unieke combinatie van lidnummer en wachtwoord);

Vrijwilliger, is degene die via de Website en/of App als zodanig bekend is gesteld en beschikt over geautoriseerde toegang. Tot deze groep kunnen ook eventueel inhuurkrachten behoren;

Bezoeker, is degene die van de Website en/of App gebruik maakt, en zeer beperkte mogelijkheden heeft om content te Verwerken. Een Bezoeker beschikt niet over geautoriseerde toegang;

Beheerder, is de persoon die door het Klein Zwitserland bestuur is geautoriseerd om Persoonsgegevens te verwerken en/of IT-onderhoudswerkzaamheden uit te voeren aan Website en/of App. Het wijzigen van persoonsgegevens is voorbehouden aan degene die over de autorisatie beschikt;

Gebruiker, iedere willekeurige gebruiker van de Website en/of de App. Een Gebruiker kan zijn: Lid, Vrijwilliger of Bezoeker;

2. Algemeen

2.1 De hockeyvereniging Klein Zwitserland is verantwoordelijk voor het verwerken van Persoonsgegevens van haar Gebruikers. In deze Privacyverklaring wordt beschreven hoe deze gegevensverwerking geschiedt en voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt.

2.2 Als een Gebruiker niet met deze Privacyverklaring akkoord gaat, wordt men verzocht de Website en/of App niet te gebruiken dan wel zich niet te laten inschrijven als Lid en dit te melden aan Klein Zwitserland.

3. Verwerking van Persoonsgegevens

3.1 Volgens de wet mogen Persoonsgegevens alleen verwerkt worden voor duidelijk omschreven en rechtmatige doeleinden. Die rechtvaardiging bestaat in het geval van Klein Zwitserland uit:

a) een noodzakelijke verwerking om een gerechtvaardigd belang te dienen;

b) de uitdrukkelijke toestemming van een betrokkene;
c) het uitvoeren van een contract met een betrokkene; of
d) het voldoen aan een wettelijke plicht.

3.2 Beheerders kunnen Persoonsgegevens binnen de Website en/of App aanpassen, inzien, verwijderen e.d.
3.3 Iedere Beheerder en Vrijwilliger dient een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. Deze verklaring regelt de wijze waarop met vertrouwelijke informatie (als Persoonsgegevens) dient te worden omgegaan.
3.4 Gebruikers kunnen Persoonsgegevens alleen inzien en/of gebruiken. Welke Persoonsgegevens een specifieke Gebruiker kan inzien hangt af van zijn/haar functie binnen de vereniging Klein Zwitserland.
3.5 Een Lid kan de eigen Persoonsgegevens in beperkte zin Verwerken. Dit betreft bijvoorbeeld het invullen van Persoonsgegevens tijdens de inschrijving bij Klein Zwitserland en het eventueel wijzigen van de eigen Persoonsgegevens (b.v. telefoonnummer, e-mail) via het account, het bekijken van foto’s en video’s en het bekijken van Persoonsgegevens in de App.
3.6 Klein Zwitserland verzamelt Persoonsgegevens van haar Gebruikers die via de Website en/of App Persoonsgegevens verstrekken aan Klein Zwitserland in het kader van een verzoek om (nadere) informatie, het plaatsen van een reactie en/of de inschrijving als Lid. Deze verzameling vindt bijvoorbeeld plaats in de volgende gevallen:

a) Bij een bezoek aan de Website of bij gebruik van de App slaan de servers automatisch informatie op, zoals URL, IP-adres, browsertype en -taal, datum en tijd van het bezoek (‘Bezoekgegevens’);
b) Voor een verzoek om (nadere) informatie, het plaatsen van een reactie en/of het aanmelden voor de digitale nieuwsbrief verwerkt Klein Zwitserland de daarvoor door de Gebruiker verstrekte contactgegevens (zoals naam, geslacht, adres, telefoonnummer en e-mailadres);

c) Om zich in te schrijven als Lid via de Website en/of App en hierbij door Klein Zwitserland ondersteund te worden, dient een Lid verplicht diens volledige naam, geslacht, geboortedatum, adres, (geheime) telefoonnummer, e-mailadres en financiële gegevens, waaronder rekeningnummer te verstrekken.

3.7 Klein Zwitserland kan de Persoonsgegevens tevens gebruiken om haar Gebruikers op de hoogte te stellen van producten, diensten en/of activiteiten van Klein Zwitserland die voor de desbetreffende Gebruiker interessant zouden kunnen zijn. Als het gaat om commerciele berichten zal toestemming van Gebruiker worden gevraagd.

4. Doeleinden verwerking persoonsgegevens

4.1 De verstrekte Persoonsgegevens worden door Klein Zwitserland uitsluitend verwerkt ten behoeve van de uitvoering van haar doelstellingen, zoals genoemd in de statuten. In de praktijk worden Persoonsgegevens van betrokkenen dan Verwerkt voor het kunnen uitvoeren van haar verenigingsactiviteiten, zoals:

  1. het voeren van haar ledenadministratie en de (factuur)administratie van donateurs, relaties en sponsors;
  2. het faciliteren van de hockeysport, waaronder de deelname aan wedstrijden, competities, trainingen, toernooien en het beheer van teams;
  3. het organiseren van evenementen van of op Klein Zwitserland, zoals borrels voor oud-leden, donateurs, relaties en/of sponsors;
  4. het faciliteren van de activiteiten van diverse doelgroepen zoals de Club van 50 van Klein Zwitserland, het voeren van een ledenadministratie voor deze doelgroepen;
  5. het beheer en de exploitatie van de accommodatie;
  6. het beheer van de organisatie van Klein Zwitserland, zoals het administreren van de diverse commissies;
  7. het informeren van leden over de activiteiten en organisatie van Klein Zwitserland, onder meer via elektronische post, op de Website of via de App;
  8. het uitvoering geven van de Statuten en reglementen;
  9. de afhandeling van klachten en de registratie van incidenten;
  10. de personeels- en salarisadministratie van haar werknemers;
  11. de administratie van haar Vrijwilligers;
  12. het beoordelen van de aanvraag van lidmaatschap of Vrijwilliger;
  13. het aanbieden en beheren van besloten Website en Apps voor haar leden en Vrijwilligers en om, bijvoorbeeld door middel van cookies, informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van Website en Apps;
  14. het waarborgen van veiligheid en goede sfeer op de accommodatie van Klein Zwitserland of ten behoeve van evenementen van Klein Zwitserland;
  15. het verrichten van analyses van Persoonsgegevens ten behoeve van statistische en wetenschappelijke doeleinden.

5. Doorgifte aan derden

Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met, en verwerkt door derden, waaronder bijvoorbeeld, AllUnited voor het hosten van de Klein Zwitserland website, leveranciers ten behoeve van de uitvoering van door Klein Zwitserland afgenomen diensten en producten, en de KNHB voor zover dat noodzakelijk is.

6. Foto- en beeldmateriaal

6.1. Tijdens trainingen, wedstrijden en door Klein Zwitserland georganiseerde activiteiten en evenementen worden regelmatig foto’s genomen en videobeelden gemaakt van acties en sfeerbeelden waarop leden van Klein Zwitserland, leden van bezoekende verenigingen of andere geïnteresseerden staan afgebeeld. Ter promotie van Klein Zwitserland of verslaggeving van wedstrijden en sportieve prestaties van HCKZ- teams of haar leden kunnen deze foto’s en videobeelden (met naam) in het Klein Zwitserland clubhuis, op de openbare website van Klein Zwitserland, op het ledenportal, of op social media worden gepubliceerd. Verder kan foto- en beeldmateriaal worden gedeeld met derden voor publicatie, bijvoorbeeld in programmaboekjes, met de pers of bijvoorbeeld met hockey.nl en hoofdklassehockey.nl. Zo ook foto’s (met naam) van personen die een functie vervullen binnen Klein Zwitserland ter promotie van Klein Zwitserland en zichtbaarheid van de organisatie. Klein Zwitserland kan foto’s en videobeelden tonen en bewaren voor behoud van haar clubhistorie (archief).

6.2. Indien een betrokkene bezwaar heeft tegen een publicatie dient deze dit via bestuur@kleinzwitserland.nl gemotiveerd aan Klein Zwitserland kenbaar te maken. Het betreffende materiaal zal dan zo spoedig mogelijk worden verwijderd.

6.3. Deze opt-out mogelijkheid is niet van toepassing op algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop de betrokkene niet centraal of niet duidelijk herkenbaar is afgebeeld, of indien duidelijk voor de foto of camera geposeerd is.

6.4. Klein Zwitserland is niet verantwoordelijk voor bijvoorbeeld ouders en anderen die uit eigen beweging foto’s en videobeelden maken en deze publiceren op bijvoorbeeld social media.

6.5. Ten behoeve van de bescherming van de belangen, eigendommen en integriteit van gebruikers van het complex, zoals Klein Zwitserland-leden en haar bezoekers, wordt er cameratoezicht toegepast op het complex. Dit is aangekondigd door middel van een mededeling bij de hoofdingang van het complex en mogelijk ook op andere plaatsen. Het cameratoezicht wordt uitgeoefend, inclusief bevoegdheden en bewaartermijnen, in overeenstemming met een daartoe strekkend cameraprotocol.

7. Cookies en Links naar en cookies op websites van derden

7.1 Klein Zwitserland maakt gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Kijk voor meer informatie over cookies in de cookieverklaring. Zie https://www.kleinzwitserland.nl/index.php?page=downloads&sid=14

7.2. Op de Website zijn links naar websites van derden opgenomen. Wanneer Gebruikers deze websites bezoeken, zijn de privacyverklaringen van deze derde partijen van toepassing. Klein Zwitserland is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop door derden mogelijk met Persoonsgegevens van Gebruikers wordt omgegaan dan wel voor de cookies die worden gebruikt op deze websites van derden.

8. Rechten betrokkenen

De Gebruiker heeft onder meer het recht om zijn of haar verzamelde Persoonsgegevens in te zien en zo nodig aan te (laten) passen, aan te vullen en/of te (doen) verwijderen en het recht deze te laten beperken, onder voorwaarden deze te kunnen overdragen en het recht om bezwaar te maken. De Gebruiker kan de eigen Persoonsgegevens zelf inzien en sommige gegevens zelf verwerken via zijn/haar persoonlijk account, bereikbaar via de Website. Daarnaast kan de Gebruiker een verzoek met betrekking tot zijn/haar persoonsgegevens doen via bestuur@kleinzwitserland.nl.

9. Bewaartermijnen

9.1 Klein Zwitserland bewaart bezoekgegevens en Persoonsgegevens van haar Gebruikers niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van haar dienstverlening, tenzij Klein Zwitserland op grond van wettelijke bepalingen verplicht is Persoonsgegevens langer te bewaren.

9.2 Ten behoeve van lustra en andere activiteiten waarbij er een intentie bestaat om oud-leden te benaderen, of voor de vrijstelling van het opnieuw moeten betalen van inschrijfgeld, heeft Klein Zwitserland de mogelijkheid om geldende bewaartermijnen op te schorten. Bij beëindiging van het lidmaatschap zal dan ook worden gevraagd om akkoord te geven op het aanhouden van door Gebruiker aangeleverde Persoonsgegevens in de ledenadministratie. Ook als de Gebruiker hier geen akkoord voor geeft, zullen de Persoonsgegevens in de ledenadministratie die op grond van de wettelijke bepalingen moeten worden bewaard, nog wel worden bewaard. Ten aanzien van het bewaren van foto’s en video’s geldt het bepaalde in punt 7 hierboven.

10. Beveiliging

Klein Zwitserland zal adequate technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Gegevens zijn veelal opgeslagen in beveiligde systemen met wachtwoorden en beveiligde back-ups. Ondanks het feit dat Klein Zwitserland alle mogelijke beveiligingsmaatregelen heeft genomen en zal nemen, zijn aan de verwerking van persoonsgegevens via het internet risico’s verbonden die inherent zijn aan het internetgebruik in het maatschappelijk verkeer.

11. Klachten

Ingeval van een klacht over de verwerking van persoonsgegevens wordt betrokkene verzocht hierover direct contact op te nemen met Klein Zwitserland via bestuur@kleinzwitserland.nl.
Betrokkenen hebben altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat is de Nederlandse toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

12. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Het kan voorkomen dat Klein Zwitserland deze privacyverklaring in de toekomst wijzigt. Van belangrijke wijzigingen worden Gebruikers op de hoogte gebracht, bijvoorbeeld door middel van een emailbericht of een bericht op de Website of in de Apps.  

13. Contact

Ingeval van vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring, kan contact worden opgenomen via bestuur@kleinzwitserland.nl.

Downloads: